Machine à café pour entreprise : laquelle choisir selon le nombre de salariés ?
Choisir une machine à café pour son entreprise paraît simple jusqu'au moment où l'on commence vraiment à comparer les modèles. Machine à capsules ou à grains ? Quelle capacité ? Combien de cafés par jour ? Faut-il prévoir les boissons lactées ? Et surtout : comment éviter d'acheter une machine trop petite… ou inutilement surdimensionnée ?
La bonne machine n'est pas forcément la plus chère ni celle qui propose le plus de recettes. C'est celle qui correspond au rythme réel de votre équipe. Une société de 20 personnes qui boit quinze cafés par jour n'a pas les mêmes besoins qu'un bureau de 10 collaborateurs qui prépare trente cafés entre 9 h et 11 h.
Le bon réflexe avant de choisir
Ne commencez pas par comparer les marques. Commencez par répondre à quatre questions : combien de personnes boivent du café, combien de tasses sont préparées chaque jour, grain ou capsules, et souhaitez-vous des boissons lactées ?
Avec ces quatre réponses, le choix devient déjà beaucoup plus simple.
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Avant de choisir votre machine à café d'entreprise, posez-vous ces 4 questions
Le nombre de salariés est un bon point de départ. Mais ce n'est pas suffisant.
Dans une même entreprise, certains collaborateurs ne boivent jamais de café, d'autres en prennent plusieurs dans la journée, et les visiteurs ou les réunions peuvent faire fortement varier la consommation.
Combien de personnes boivent réellement du café ?
Comptez les consommateurs réguliers plutôt que l'effectif total.
Combien de cafés sont préparés par jour ?
Une estimation simple permet déjà de dimensionner beaucoup plus justement la machine.
Grain ou capsules ?
Le grain favorise l'autonomie et le café fraîchement moulu. La capsule privilégie la simplicité et la variété.
Espresso uniquement ou boissons lactées ?
Cappuccino, latte ou flat white changent sensiblement le choix de l'équipement et son entretien.
Un détail que l'on oublie souvent
Regardez aussi quand les cafés sont préparés. Une machine peut parfaitement gérer 40 cafés répartis sur une journée, mais devenir inconfortable si vingt personnes veulent être servies en même temps à 10 h.
Quelle machine à café choisir selon le nombre de salariés ?
Les recommandations ci-dessous sont des repères. Elles doivent toujours être ajustées à votre consommation réelle.
Petite équipe : privilégier la simplicité
Pour quelques collaborateurs, inutile de partir immédiatement sur une grosse machine professionnelle. Une machine à capsules compacte peut être largement suffisante et demande très peu de prise en main.
Particulièrement pertinent pour un cabinet, une petite agence, un bureau indépendant ou une profession libérale.
Capsules ou grains : les deux deviennent intéressants
À ce niveau, le choix dépend surtout du nombre de cafés. Une équipe consommant modérément peut rester sur une solution à capsules. Si le café devient un véritable rituel quotidien, le grain commence à prendre tout son sens.
L'autonomie devient vraiment importante
À partir d'une dizaine de consommateurs réguliers, le remplissage de l'eau, le bac à grains, le bac à marc et le nombre de cafés servis aux heures de pause deviennent déterminants.
Si les collaborateurs apprécient cappuccinos ou boissons lactées, il vaut mieux intégrer ce besoin dès le départ.
Il faut raisonner en cafés par jour, pas seulement en salariés
À 20 ou 30 collaborateurs, deux entreprises peuvent avoir des besoins totalement différents. Si la consommation reste modérée, une machine de gamme intermédiaire peut suffire. Si les cafés s'enchaînent toute la journée, il faut surtout rechercher autonomie et capacité.
Pensez capacité, pics de consommation et confort
Pour une équipe importante, le sujet n'est plus seulement de savoir si la machine peut préparer un café. Il faut regarder combien elle peut enchaîner confortablement, la fréquence des remplissages, la taille des bacs et le temps d'attente aux moments de forte affluence.
À 40 ou 50 personnes, installer deux machines bien placées peut parfois être plus confortable qu'une seule machine très sollicitée.
Vous connaissez votre effectif et votre consommation approximative ?
Découvrez directement les solutions Terramoka pour les entreprises.
Machine à grains ou machine à capsules en entreprise ?
Il n'existe pas de réponse universelle. Les deux solutions peuvent être pertinentes dans un bureau.
Le bon choix dépend davantage de l'organisation de l'entreprise que d'une opposition entre « bonne » et « mauvaise » technologie.
Quand la simplicité passe en premier
La capsule convient bien aux entreprises qui recherchent une préparation très simple, un résultat régulier et la possibilité de changer facilement de café.
- prise en main immédiate ;
- très peu de réglages ;
- choix différent à chaque tasse ;
- décaféiné facile à proposer ;
- entretien quotidien limité.
Idéal pour : petites équipes, bureaux individuels, salles de réunion et espaces d'accueil.
Quand la consommation devient régulière
Une machine automatique à grains moud le café au moment de la préparation. Elle devient particulièrement intéressante lorsque plusieurs personnes utilisent la même machine chaque jour.
- café fraîchement moulu ;
- bonne autonomie ;
- pas de capsule individuelle ;
- adaptée aux consommations soutenues ;
- large choix de machines professionnelles.
Idéal pour : PME, open spaces, espaces café partagés et consommation quotidienne régulière.
Si votre entreprise utilise déjà une machine compatible Nespresso®, il n'est pas forcément nécessaire de tout remplacer. Vous pouvez commencer par faire évoluer le café utilisé.
Terramoka propose notamment des capsules de café bio compatibles Nespresso® , ainsi qu'une gamme de cafés bio en grains .
Les machines que nous retenons pour équiper une entreprise
Terramoka propose plusieurs modèles. Mais pour un projet professionnel, nous préférons partir d'une sélection courte plutôt que de vous présenter un catalogue sans hiérarchie.
Voici les machines que nous regarderions en priorité selon les usages.
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Nespresso® CitiZ
Petites équipes et bureaux
Compacte, rapide et facile à utiliser. Son format simple en fait une solution particulièrement adaptée aux petites structures qui ne veulent pas gérer une machine automatique complexe.
Saeco Area OTC HSC
Bureau recherchant simplicité + boissons lactées
Une solution professionnelle à capsules pour les entreprises qui veulent conserver la simplicité du format tout en proposant davantage qu'un simple espresso.
JURA W4
Petites PME souhaitant passer au grain
Une machine cohérente lorsque l'on recherche un café fraîchement moulu, une utilisation automatique et une capacité adaptée à une consommation régulière au bureau.
JURA W8
10 à 30 personnes selon la consommation
Elle ajoute un véritable choix de boissons, notamment des recettes lactées, et convient bien aux environnements professionnels où les usages sont variés.
JURA X4 / X4C
Consommation soutenue et besoin d'autonomie
Avec des capacités plus importantes, cette gamme est pensée pour des environnements professionnels où les cafés s'enchaînent tout au long de la journée. La version X4C permet notamment d'aller plus loin dans l'autonomie d'utilisation.
JURA X10
Entreprise recherchant une offre café très complète
Une solution adaptée aux environnements à forte fréquentation, avec cafés, boissons lactées et une capacité pensée pour une utilisation professionnelle soutenue.
Voir les machines à café en grains Terramoka
Quel budget prévoir pour une machine à café d'entreprise ?
Les tarifs des machines professionnelles peuvent évoluer selon les modèles, les offres et le type de compte professionnel. C'est pourquoi nous préférons raisonner ici en niveaux de budget plutôt qu'en prix figés.
Solution simple
Petite machine à capsules ou équipement compact pour une consommation limitée.
Solution intermédiaire
Machine professionnelle à capsules ou première machine automatique à grains.
Solution professionnelle
Machine à grains de forte capacité, grands réservoirs, options lait ou équipements supplémentaires selon le modèle.
Les symboles €, €€ et €€€ sont volontairement des repères relatifs entre les solutions présentées. Ils ne correspondent pas à des tranches de prix fixes.
Le prix d'achat ne doit cependant pas être le seul critère.
Regardez également : le coût du café par tasse, la fréquence d'entretien, les consommables, le temps passé à remplir ou vider la machine et sa durée d'utilisation prévue.
Notre conseil
Une machine légèrement plus chère mais correctement dimensionnée peut être beaucoup plus agréable à utiliser pendant plusieurs années qu'un modèle moins coûteux qu'il faut remplir, vider ou nettoyer en permanence.
5 erreurs fréquentes quand on choisit une machine à café pour un bureau
Choisir uniquement selon le nombre de salariés
L'effectif donne un repère, mais la consommation réelle reste le meilleur indicateur.
Sous-estimer les heures de pointe
Vingt cafés répartis sur huit heures ne représentent pas la même contrainte que vingt cafés préparés en trente minutes.
Choisir les boissons lactées « au cas où »
Un système lait apporte du confort, mais également davantage d'entretien. Si personne ne boit de cappuccino, il n'est pas nécessaire de compliquer la machine.
Regarder le prix de la machine sans regarder son usage
Le coût d'une solution café se construit dans le temps : machine, café, entretien et consommables.
Vouloir absolument une seule machine
Dans des bureaux répartis sur plusieurs étages ou avec plusieurs espaces, deux machines plus petites peuvent parfois offrir une meilleure expérience.
Et la démarche RSE dans tout ça ?
Le choix d'une machine n'est qu'une partie de la réflexion. Le café utilisé, son mode de conditionnement et la gestion des déchets comptent également.
Si ce sujet fait partie de vos critères d'achat, nous avons consacré un guide complet au rôle du café dans une démarche RSE en entreprise .
Terramoka propose des cafés certifiés bio, des cafés en grains et des capsules compatibles Nespresso® certifiées OK Compost Home.
Vous hésitez encore ? C'est justement normal.
À ce stade, vous avez probablement réduit votre choix à deux ou trois types de machines.
C'est généralement là qu'un échange devient utile.
Parce qu'entre une entreprise de 15 personnes consommant 20 cafés par jour et une autre qui en prépare 50, le nombre de salariés est identique mais la solution ne devrait pas l'être.
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Partons de vos besoins, pas d'un catalogue
Nombre de collaborateurs, cafés préparés chaque jour, grain ou capsules, boissons lactées, niveau d'autonomie : quelques informations suffisent généralement pour orienter votre entreprise vers la bonne solution.
Vous préférez rester sur une solution à capsules ?
Terramoka propose également des solutions société pouvant associer une machine compatible Nespresso® et un approvisionnement en capsules de café bio.
C'est une piste particulièrement intéressante si votre priorité est la facilité d'utilisation et que votre équipe ne souhaite pas passer au café en grains.
Découvrir les solutions société →Questions fréquentes sur les machines à café en entreprise
Quelle machine à café choisir pour une entreprise de 10 salariés ?
Commencez par mesurer le nombre de cafés préparés chaque jour. Pour une consommation modérée, une machine à capsules peut suffire. Pour une consommation régulière, une machine automatique à grains comme la JURA W4 devient particulièrement intéressante.
Quelle machine à café choisir pour 20 salariés ?
Pour 20 salariés, le nombre de cafés par jour devient plus important que l'effectif seul. Une JURA W8 peut convenir à une consommation maîtrisée, tandis qu'une X4 ou X4C apportera davantage d'autonomie si les cafés sont nombreux ou concentrés sur les mêmes horaires.
Quelle machine à café choisir pour 30 à 50 salariés ?
Pour 30 à 50 salariés, privilégiez une machine professionnelle disposant de grands réservoirs et d'une capacité adaptée aux consommations soutenues. Les JURA X4, X4C et X10 font partie des modèles à étudier.
Pour une équipe de 50 personnes avec de forts pics de consommation, deux points café peuvent également être plus confortables qu'une seule machine.
Machine à grains ou capsules : qu'est-ce qui coûte le moins cher ?
Lorsque les volumes augmentent, le café en grains peut devenir particulièrement intéressant en coût d'usage. Mais il faut comparer l'ensemble de la solution : machine, café, entretien, consommables et niveau de service.
La capsule demande généralement moins de manipulation et reste très simple à déployer dans une petite structure. Le meilleur choix dépend donc de votre consommation réelle.
Quelle machine demande le moins d'entretien ?
Une machine à capsules reste généralement la solution la plus simple au quotidien. Une machine automatique à grains demande davantage de nettoyage, de vidage du marc et d'entretien du circuit café.
Les machines professionnelles disposent toutefois de programmes automatisés qui facilitent une grande partie de ces opérations.
Faut-il choisir une machine avec système lait ?
Uniquement si les collaborateurs consomment réellement cappuccinos, latte macchiatos ou autres boissons lactées. Le système lait apporte un vrai confort mais demande également un entretien régulier supplémentaire.
Combien de cafés faut-il prévoir par salarié ?
La meilleure méthode consiste à observer votre consommation réelle pendant quelques jours. Comptez le nombre de cafés préparés, les moments de forte consommation et le nombre de consommateurs réguliers.
Cette information sera beaucoup plus utile qu'une moyenne théorique appliquée indistinctement à toutes les entreprises.
Une machine professionnelle est-elle nécessaire pour une petite entreprise ?
Pas forcément. Une petite équipe avec une consommation limitée peut être parfaitement satisfaite d'une machine à capsules compacte.
Le passage à une machine professionnelle devient surtout intéressant lorsque la consommation, l'autonomie ou le niveau de service l'exigent.
Peut-on installer une machine à grains et une machine à capsules dans la même entreprise ?
Oui. Une solution mixte peut même être pertinente : une machine à grains pour les cafés quotidiens et une petite machine à capsules pour le décaféiné, certaines références ou une salle de réunion.
Comment obtenir une recommandation Terramoka pour son entreprise ?
Indiquez simplement votre nombre de collaborateurs, votre consommation approximative, le format de café souhaité et vos attentes en matière de boissons.
Vous pouvez ensuite consulter l'offre société Terramoka pour identifier la solution la plus adaptée.
La meilleure machine est celle que votre équipe oublie presque
Une bonne machine à café en entreprise n'a pas besoin d'être spectaculaire.
Elle doit simplement être disponible lorsque l'on en a besoin, facile à comprendre, assez autonome pour ne pas devenir une contrainte et capable de préparer un café que les collaborateurs ont réellement plaisir à boire.
Commencez donc par votre consommation, vos habitudes et votre organisation. La marque et le modèle viennent ensuite.
Vous souhaitez équiper votre entreprise ou changer votre machine actuelle ?
Découvrez les solutions Terramoka pour les entreprises et trouvez une combinaison machine + café adaptée à votre équipe.
Découvrir l'offre sociétéArticle écrit par l'équipe Terramoka
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